贵阳市护理职业学院学生档案管理规定

今天，在教育教学改革的过程中，从应试教育转向素质教育，学校领导尤其需要积极开展相关研究。它不仅可以深化教育改革，还可以优化教学质量。学校领导的计划和假设通常基于外部信息和学校现实的结合。作为学校领导者应该是最清楚和了解学校实际情况的，也深知教师的教育教学实践，所以，教科研人员的指导工作要善于听取捕捉，要善于提炼加工来自不同角度和层次的意见建议，形成共识，为有效的开展教科研指导提供条件和服务。

学生档案是记载学生学习生涯中政治思想、品德作风、学习成绩和个人经历等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。为做好我院学生档案管理的制度化、规范化建设，维护学生档案的完整性和真实性，根据我院实际情况，制定学生档案管理规定如下：

一、学生档案归档范围

1． 学生高考相关材料

2． 学生学籍变动材料（因休学、退学、转学、参军、出国或学籍变动相关证明材料）

3． 入团材料

4． 入党材料（包括入党申请书、入党志愿书及考核、培养、调查材料）

5．学生在校期间形成的各类奖励和处分材料

6．学生贷款材料（贷款协议书、申请了国家助学贷款或贷学金且在离校前尚未还清应还金额的有关情况证明材料）

7．学生学年鉴定表

8． 学生毕业实习鉴定表

9． 学生学业成绩单

10． 毕业生登记表

11． 体检表

12． 学生就业报到证白联

二、归档时间及要求

1．新生入学注册取得学籍后，由各系具体负责整理、审核保管学生档案，并对学生在校学习期间形成的材料及时整理、编号、归档。

2．学生毕业时，各系将形成的档案材料按班级、学号顺序整理后交招生与就业处档案室进行归档入袋、封口，并附归档材料清单。同时认真清点、核对，办理移交手续。

3．新生入学后档案未邮寄到的，由系负责催缴。本人党、团材料入学时末带者，由本人向原学校索取，一个学期内归档完毕。档案材料不齐全的学生，由辅导员或班主任负责帮助催缴，并在二个月内把所缺材料归档。

4．学生的入党材料在其批准转后的半个月内归档。

5．应届毕业生的高校毕业生登记表、学年鉴定表、学籍变动卡片、毕业生体检表、成绩卡片经各系整理后，按班级、学号顺序排列，将每名学生的材料整理在一起，并于每年9月25日前交由各系归档，并移交到招生与就业处档案室。

三、档案材料的格式要求

学生档案归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，字迹清楚、对象明确，由承办部门盖章，注明形成材料的时间。学生档案材料应使用A4规格的办公用纸。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水进行书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料，电子存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

四、学生档案的查阅

1． 学生无权查阅和借用档案。

2． 因工作需要，以下人员可查阅学生档案：

(1) 学院领导

(2) 与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人

(3) 各系党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、辅导员（仅限本班的学生档案）

(4) 校外单位来人需查档案，必须要有介绍信。

3．所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

4．任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，不得私自复印、拍照，不得涂改、划记号、撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。严禁涂改、圈划、批注、撤换拍摄、复制档案内容档案材料，如须涂改，涂改处须加盖相关部门公章；必遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。

5．档案一般只能在学生档案室查阅，原则上不外借。如因工作需要必须借时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，借阅时间原则上不超过三天，限期归还。需继续使用时要办理续借手续。

6．凡摘抄档案材料，须经学生处档案室同意，查阅者不准翻阅与自己调查档案资料。

7． 档案归还时，档案管理人员要仔细检查看是否有掉页、涂改等现象，核对后方可办理相关手续。

五、档案保管、转递及查询

1．档案保管范围包括在籍、休学、退学、开除学籍、死亡学生档案及积存无处转递的学生档案。

2．学生毕业后，因特殊原因档案暂留招生与就业处档案室者，则可免费保管一年，超过一年者每年按人才中心档案费标准收取保管费。在规定的择业期内学校可根据毕业生申请将档案存放在学校。在择业期内就业的学生可凭就业协议书复印件或用人单位调档函调取档案。两年后招生与就业处按照就业派遣方案将档案通过机要或快件或派专人转递到毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地毕业生分配办公室或人才交流机构。

3．学生档案由专人保管，管理人员要严守保密纪律，对档案材料要专柜严格保管，经常检查，按照档案保管规范予以保管，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。

4．档案室门窗要保持坚固安全，关闭上锁要及时。档案室内严禁吸烟，保持室内清洁，档案室内卷柜排列整齐，布局合理，档案排列科学规范，便于查找。

5．学生档案属机要文件类，学生毕业后档案的转递由档案管理人员统一办理，转递工作一般必须通过机要局进行，不得有学生本人自带，必要时，学校可派专人送取。

学生档案转递信息(包括档案转移地址、人员名单等)由各系提供，档案管理人员严格遵照执行。

6．升学的学生可凭所升入学校开具的调档函或录取通知书调取档案。

7．用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证 (工作证)方可提取档案。

8．档案交由机要部门传递后，招生与就业处负责档案的查询工作，凡逾期三个月末收到寄发档案回执的，要致函收档单位查询，以防丢失。离校学生要主动向档案接收单位查询档案，如发现档案未到，应及时告知学院，自档案寄发之日起一年以内由学院负责查询，逾期不予受理。

六、未经批准，任何单位不得私自扣留因归档材料。任何单位或个人无权截留或扣发按规定传递的学生档案。

七、档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料，如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响，视情节追究有关人员责任。

八、本规定自公布之日起实施。

九、本规定由招生与就业处负责解释。